内容証明を利用したほうがよい場合と書き方

１、意思表示等が重要な法律効果を生じる場合

内容証明の差出人の意思表示によって、何らかの法律効果を発生させたいときは、利用するべきです。

たとえば、建物賃貸借においては、、当事者が一定期間内に相手方に対して更新しない旨の通知をしないときは、賃貸借は更新したものとみなされます。

また、売買の予約をしている場合には、予約完結の意思表示をしなければ、本契約とはなりません。

このような、重要な意思表示は、それが実際になされたかどうかが争いとなることがありますので、内容証明を利用するべきです。

 

２、通知の時期が重要な意味を持つ場合

クーリングオフなどは、一定の書面の交付を受けた日から８日以内に発しなければ、効力が生じません。

また、前述の建物賃貸借における更新しない旨の通知は、期間満了の１年前から６ヶ月前までの間にしなければ、効果が認められません。

このように、意思表示等の時期が重要な意味を持つ場合には、日付の証明をしてくれる内容証明を利用すると便利です。

 

３、通知等に書面が要求される場合

一般的に、意思表示等は、口頭でもかまわないのですが、前述のクーリングオフのように、法が、書面を要求している場合があります。

この場合も、書面で出したということを、公的に証明してくれる内容証明が便利です。

 

４、確定日付が特別な意味をもつ場合

ある文書が、その日に作成されたことが法律上証明される日付を、確定日付といいます。公文書に付される正式な日付や、公証役場で押してくれる日付印、そして、郵便局長が内容証明の差出日として記載してくれる日付などがこれにあたります。　　

確定日付が意味を持つ典型例は、債権譲渡の場合です。債権譲渡は、債務者に通知をするか、債務者が承諾をすることで債務者に対抗できます。しかし、第三者に対しては、通知または承諾に確定日付がないと対抗できません。

このように、確定日付が特別な意味を持つ場合は、内容証明の利用が必須です。

 

５、時効中断として権利行使する場合

権利というのは、一定期間行使しないでいると、時効が完成して行使できなくなってしまいます。また、土地や建物を、所有者でない者が一定期間占有することによって、取得時効により所有権を取得することもあります。　

そのような場合に、請求することで、時効の進行を止めることできます。これを、時効の中断といいますが、裁判外の請求は、その後、６ヶ月以内に裁判上の請求等をしないと時効中断の効力を生じません。

このような場合の請求も、後の訴訟のための請求したという証拠として、内容証明を利用すべきでしょう。

 

６、その他、内容証明を利用したほうがよい場合

前述したように、内容証明には、差出人の真剣な意思表示が示されますから、事実上の強制力があるといってよいと思います。こちらの主張をし、相手の出方をみるための、最初のアプローチとして使うには、極めて有効です。　　

ただ、内容証明を送るときは、相手が応じなかった場合や、相手の返答に対しての、次の手を考えて書くようにしなければなりません。

そのため、内容証明の文言には、自分の今後を有利に持っていけるように書く必要があります。

 

７、内容証明を利用しないほうがよい場合

内容証明が便利だからといって、どんな事案でも、内容証明を使用するべきではありません。内容証明を受け取るのは、一般の人にとってそれほど頻繁にあることではありませんので、心理的に嫌なもので、負担となります。話し合いで解決できるような事案であれば、まずは話し合いで解決するべきですし、相手との関係が今後も続いていくような場合は、関係がギスギスしたものにならないように配慮するべきでしょう。

内容証明書の書き方 

１、用紙について

用紙の種類や大きさに規制はありませんが、ビジネス文書がＡ４で統一されている時代ですので、Ａ４サイズにしておけば間違いはないでしょう。

２、タイトル

特に書かなければならないわけではありませんが、書いていたほうが相手にわかりやすいでしょう。

３、前文、挨拶など

内容証明は、こちらの主張を簡潔、明確に伝えるためのものです。

したがって、前文や時候の挨拶などは書く必要はありません。

４、本文について

伝えたいことを、簡潔、明確に書くようにしてください。

よく、感情的になって、長々と文章を書く方がいらっしゃいますが、特に意味はありませんし、相手に揚げ足をとられかねません。主張したいことを、ビシッと書くことをお薦めします。

電子内容証明はメリットがいっぱい

電子内容証明とは、インターネットを利用して内容証明郵便を出すことができるサービスです。

通常の内容証明郵便のように、差出人が郵便局に行く必要はなく、ワープロソフトで作成したデータを郵便局に送信すれば、あとは自動的に郵便局が内容証明を紙媒体に換えて、差出人と受取人に配達してくれます。

通常の内容証明より、料金が安く、１ページの文字数も多く使用できるため、メリットがいっぱいです。

電子内容証明を使用するためには、事前に利用者登録をしなければなりません。

登録の仕方は、電子内容証明サービスをご覧ください。

 

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